Mantenha sua fazenda no preto com 6 dicas para manutenção de registros


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Fazendas são empresas e devem ser tratadas como empresas, e isso começa com a manutenção de registros adequados. Na verdade, manter o controle de suas receitas e despesas pode fazer ou quebrar seu futuro agrícola, então nunca há melhor momento do que os dias lentos de inverno para começar a tornar esta tarefa parte de suas tarefas agrícolas de rotina. Aqui estão seis etapas simples que podem ajudá-lo a sair do vermelho e adquirir o hábito de manter um bom registro para o sucesso da agricultura a longo prazo.

1. Definir metas agrícolas

“Definir metas é uma das primeiras coisas que você deve olhar”, diz Adam Barr, da Barr Farms, uma fazenda familiar de sete gerações em Rhodelia, Ky. Barr, que não tem experiência em negócios, diz que seu maior erro foi “ser ambicioso demais ”quando voltou para casa para ajudar a administrar a fazenda de sua família, começando imediatamente com uma operação agrícola apoiada pela comunidade, seguida logo depois com empresas de frango de corte e porco.

Depois de participar de um Workshop de sucesso no atacado, ele aprendeu maneiras simples de manter registros, o que ele diz ter mudado sua visão da agricultura da noite para o dia. Ele então garantiu uma doação da Seed Capital KY para contratar a consultora financeira Ellen McGeeney para ajudá-lo a entrar no caminho certo.

“Os agricultores só têm o inverno para pensar”, diz McGeeney, COO da empresa de bebidas Ale 8-One de Kentucky, que também oferece consultoria de negócios para agricultores familiares em seu tempo livre. “É fundamental durante o inverno definir algumas metas e configurar seus sistemas para responder a algumas perguntas.” Essas perguntas podem ser simplesmente: que tipo de safra você deseja cultivar, viver exclusivamente de sua renda agrícola ou quanto lucro espera no primeiro ano?

2. Rastreie a entrada e a saída de dinheiro

Os agricultores devem monitorar tanto a receita quanto as despesas para determinar o lucro. Barr carrega uma caixa de ferramentas que contém não apenas suas ferramentas mais usadas, mas também materiais para ajudá-lo a rastrear ambos os fluxos financeiros: uma planilha de inventário de mercado, formulário de pedido de vendas para faturas de atacado, pasta de arquivo em expansão para recibos, diário para rastrear seu trabalho, calculadora e seu laptop.

“Mantenha um sistema de gastos muito simples”, aconselha Barr. Por exemplo, ele usa um cartão de débito reservado para compras relacionadas à fazenda e arquiva os recibos em sua carteira. Como sua fazenda tem cinco empresas diferentes, ele anota a empresa correspondente no recibo. Quando tem tempo, ele transfere esses recibos para sua pasta de arquivo, categorizada por mês. Ele então reserva um tempo todo mês para baixar seu extrato bancário e calcular seus lucros.

3. Aprenda com os dados

Depois de começar a acompanhar suas despesas e receitas, isso o ajudará a ver quais produtos agrícolas estão funcionando melhor para você financeiramente e em que época do ano você está vendo seus maiores lucros chegarem.

“Tenha a mente aberta quando estiver entrando neste processo”, diz Barr. As safras que você queria tão desesperadamente fazer bem podem não valer o esforço que você pensou que valessem, enquanto outras podem surpreendê-lo. Equipado com os dados que acompanha, você pode aprender com seus erros e começar a construir benchmarks para o sucesso.

“A parte mais difícil para o agricultor é coletar dados”, diz Barr. “Mas não tenha medo de pedir ajuda com isso. Um fazendeiro não pode fazer tudo. ” Embora Barr tenha usado o dinheiro da concessão para contratar McGeeney, ele diz que planeja investir parte de seu próprio dinheiro em consultoria de negócios para a Barr Farms.

4. Avalie o seu tempo de trabalho e onde é usado

Os dados também podem ajudá-lo a avaliar seus custos de oportunidade (ou seja, o valor de uma ação quando dada uma escolha alternativa). Uma grande área onde isso surge é o seu trabalho versus trabalho contratado. “A maioria dos agricultores acha que seu trabalho vale zero”, diz Barr, mas ele registra seu trabalho em seu diário para que possa tomar decisões sobre onde vai distribuí-lo, com base em seus dados, para maximizar seus lucros no futuro.

5. Use os recursos disponíveis

Você não precisa ser um contador ou um gênio da matemática para começar um novo capítulo na boa manutenção de registros. Há uma miríade de recursos para ajudá-lo ao longo do caminho, como outros agricultores, o escritório de extensão do seu condado, seus próprios registros anteriores, subsídios e informações educacionais oferecidas por organizações estaduais ou nacionais, como Pesquisa e Educação em Agricultura Sustentável e programas de software online, como HanDBase e AgSquared.

6. Construa hábitos de sucesso

A chave para uma boa manutenção de registros é configurar um sistema que funcione para você, quer você acesse os livros semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. “Mantenha um sistema em funcionamento para que, quando estiver trabalhando duro, você possa voltar a ele quando tiver tempo no inverno”, diz Barr. Com seus dados já coletados e organizados, será fácil fazer seu plano de produção agrícola para o novo ano.


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